Na spotkaniu obecnych było 47 członków oraz zaproszeni goście reprezentujący sponsorów klubu, a wśród nich: Eugeniusz Gołembiewski – burmistrz miasta Kowala, Stanisław Adamczyk – wójt gminy Kowal, Marek Gościniak – będący przedstawicielem głównego poza miastem Kowal sponsora firmy Lumac oraz ks. proboszcz dr Piotr Głowacki.

Zebranie rozpoczęło sprawozdanie prezesa klubu Tadeusza Proszkiewicza, który podsumował działalność klubu w roku 2008 oraz w całej kończącej się kadencji. Poinformował, że w klubie trenuje obecnie ok. 150 piłkarzy w pięciu grupach wiekowych (od młodzików począwszy na oldbojach skończywszy). Choć miniony rok nie przyniósł sukcesów, tym nie mniej jednak warto podkreślić, że w tym czasie nastąpiło organizacyjne umocnienie klubu. Znacznie poprawiły się tez rzeczowo - materialne warunki uprawiania piłki nożnej poprzez wykonanie przez samorząd miasta oświetlenia głównej płyty boiska piłkarskiego i wykonanie nowej płyty treningowej wraz z systemem nawadniania obu boisk oraz kompleksowy remont krytej trybuny.

Prezes Tadeusz Proszkiewicz podziękował członkom zarządu oraz wszystkim tym, którzy wspierali kierowany przez niego zarząd w okresie minionych 10 lat. W pierwszym rzędzie podziękował władzom miasta, w tym zwłaszcza Burmistrzowi, Urzędowi Gminy Kowal oraz wszystkim sponsorom, w tym w szczególności sponsorowi tytularnemu - firmie Lumac z Kowala. Serdeczne podziękowania prezes złożył także wszystkim działaczom klubu oraz zawodnikom. Poinformował także, iż nie będzie ubiegał się o funkcję prezesa i o miejsce w zarządzie klubu, po to, by zrobić miejsce młodszym działaczom.

W dalszej części dyskusji przeważały opinie wyrażające wielkie uznanie dla ustępującego prezesa za wszystko to, co uczynił dla klubu w okresie blisko 15 lat swojej społecznej pracy. Mówił o tym dobitnie burmistrz Eugeniusz Gołembiewski, który w imieniu swoim i władz miasta podziękował prezesowi Tadeuszowi Proszkiewiczowi za pełnienie 10 lat funkcji prezesa i za 5 wcześniejszych lat, w których de facto funkcję prezesa pełnił. Należy pamiętać przecież, że w okresie tym Kujawiak Kowal odniósł spektakularny sukces i nie chodzi tu tylko o awans do IV ligi, ale przede wszystkim o upowszechnianie uprawiania piłki nożnej wśród dzieci i młodzieży naszego miasta i okolic. Kilkanaście lat temu w Kowalu były tylko dwie drużyny, które często trudno było skompletować, zwłaszcza przed wyjazdowymi meczami. Dziś drużyn jest pięć, licząc wraz z oldbojami.

W dowód uznania i wdzięczności Burmistrz wraz z Przewodniczącym Rady Miasta wręczyli prezesowi Proszkiewiczowi piękny okolicznościowy dyplom oraz bukiet kwiatów z prośbą o przekazanie ich małżonce - p. Henryce Proszkiewicz z podziękowaniami za to, że godziła się z nieobecnością męża w domu we wszystkie weekendy i większość pozostałych dni tygodnia, w których odbywały się mecze i treningi. Na wniosek przewodniczącego obrad Andrzeja Lewandowskiego zebrani jednomyślnie zdecydowali o powierzeniu Tadeuszowi Proszkiewiczowi funkcji Honorowego Prezesa Klubu.

W kolejnym punkcie przewodniczący zebrania Andrzej Lewandowski zaproponował, ażeby przystąpiono do wyboru władzy wykonawczej. Zebrani zdecydowali o tym, że zarząd będzie liczył 9 członków, a komisja rewizyjna składała się z 3 osób. W wyniku tajnego głosowania w skład zarządu weszli: Jan Kwiatkowski (40 głosów), Jarosław Rudziński (40), Robert Sarzyński (39), Szymon Struciński (38), Józef Jakubowski (37), Grzegorz Sadowski (35), Mirosław Klitkowski (33), Zbigniew Borzęcki (28), Wiesław Zieliński (24), a do komisji rewizyjnej wybrano: Marka Giergielewicza, Zbigniewa Suchomskiego i Marka Gościniaka.

W trakcie przerwy w obradach odbyło się pierwsze zebranie nowego zarządu, na którym funkcję prezesa klubu powierzono Robertowi Sarzyńskiego, a na zastępcę wybrano Jarosława Rudzińskiego. Ponadto walne zebranie przyjęło uchwały m.in. w sprawie gry w drużynie seniorów minimum 6 zawodników, którzy są wychowankami klubu, oraz próby utrzymania drużyny seniorów w IV lidze, a także przykladania jeszcze większej wagi do szkolenia i pozyskiwanie zawodników z drużyn młodzieżowych naszego klubu.