W przypadku nieobecności mieszkańca urzędnik jest zobowiązany zostawić w skrzynce pocztowej zawiadomienie o możliwości odbioru korespondencji w siedzibie Urzędu. Doręczyciel może również przekazać pismo osobom trzecim (pełnoletniemu domownikowi, sąsiadowi lub dozorcy domu), jednak również wtedy umieszczane jest zawiadomienie w oddawczej skrzynce pocztowej lub na drzwiach mieszkania adresata, albo w widocznym miejscu przy wejściu na posesję.

Pracownicy doręczający decyzje podatkowe posiadają legitymacje służbowe wydane przez Urząd Miasta Włocławek. Osoby te nie przyjmują żadnych wpłat, wszelkich operacji finansowych należy dokonywać wyłącznie w kasach Urzędu przy Zielonym Rynku 11/13.

I jeszcze jedna, bardzo ważna kwestia: ponieważ w latach ubiegłych zdarzały się przypadki, że przy niektórych nieruchomościach nie było skrzynek pocztowych, do których doręczyciel powinien wrzucić zawiadomienie, Urząd Miasta Włocławek przypomina, iż zgodnie z prawem pocztowym „właściciele lub współwłaściciele nieruchomości, której częścią składową jest budynek (...) obowiązani są umieścić oddawczą skrzynkę pocztową”. Brak tych skrzynek powoduje znaczne utrudnienia w doręczaniu korespondencji urzędowej, szczególnie w przypadku konieczności pozostawiania zawiadomienia o możliwości odbioru korespondencji w magistracie. Urzędnicy zostawiają takie zawiadomienie po drugiej nieskutecznej próbie doręczenia dokumentu urzędowego.

W związku z powyższym Urząd Miasta zwraca się z prośbą do właścicieli nieruchomości o realizację ustawowego obowiązku montowania skrzynek pocztowych w dostępnym dla doręczyciela miejscu, a także sprawdzenie prawidłowego funkcjonowania dzwonków i domofonów. Doręczanie decyzji zakończy się pod koniec lutego.