Do tej pory każda gmina pracowała na odrębnym, fragmentarycznym systemie. Urzędnicy gromadzili i mogli korzystać tylko z informacji, które dotyczyły mieszkańców ich gminy. To dlatego większość spraw, np. odebranie odpisu aktu urodzenia lub wyrobienie dowodu osobistego, musieliśmy załatwiać w urzędzie właściwym dla naszego miejsca zameldowania. Często wiązało się to z kosztami podróży lub braniem wolnego w pracy.

Od 1 marca urzędnicy pracują na jednym, dostępnym dla wszystkich gmin Systemie Rejestrów Państwowych. Zyskały tym samym dostęp do ogólnopolskiej bazy danych. Oznacza to, że sprawy związane z dowodami osobistymi czy aktami stanu cywilnego załatwimy w dowolnym urzędzie gminy lub USC na terenie całego kraju.

Celem wprowadzanych zmian jest bezpośrednie zasilanie rejestrów oraz umożliwienie urzędnikom i uprawnionym instytucjom dostępu do wszystkich informacji zgromadzonych w kluczowych rejestrach państwowych. Połączenie baz danych oraz udostępnienie ich ponad 2,5 tys. gminom w Polsce to ogromne przedsięwzięcie. Po raz pierwszy w historii Polski następuje tak duża operacja, której wynikiem będzie integracja danych w jednym systemie.

Zmiany w gminach dotyczą nie tylko obywateli, ale także urzędników. Pracownicy urzędów gmin oraz urzędów stanu cywilnego od marca pracują na nowej aplikacji ŹRÓDŁO, która pozwala im przetwarzać dane gromadzone w Systemie Rejestrów Państwowych.

Integracja tak kluczowych z punktu widzenia działania państwa rejestrów jest procesem złożonym i skomplikowanym. Jak każde zaawansowane technologicznie rozwiązanie, potrzebuje czasu na rozpoznanie, ustabilizowanie i wypracowanie lepszych sposobów działania. W okresie przejściowym mogą pojawić się niedogodności oraz problemy techniczne.