Nowe wytyczne dotyczą zarówno przygotowania zakładu pracy przed powrotem pracowników, jak i ochrony zdrowia pracowników. To oznaczać będzie konieczność wprowadzenia nowych procedur i środków bezpieczeństwa przy organizacji pracy.

Ocena ryzyka
Pracodawcy zobowiązani są skorygować ocenę ryzyka, uwzględniając wszystkie nowe zagrożenia, również dla zdrowia psychicznego. Należy przy tym zwrócić uwagę na nietypowe sytuacje, które mogą być przyczyną problemów oraz na to, w jaki sposób przyjęte środki zapobiegawcze pomogą firmie w funkcjonowaniu. Istotne jest, aby w procesie weryfikacji oceny ryzyka wzięli udział pracownicy i ich przedstawiciele. W ocenie PIP u większości grup zawodowych epidemia wywołana koronowirusem wywołuje lęk, stres i frustrację. Duża dawka negatywnych emocji, napięcia i niepewności wpływa negatywnie na reakcje i zachowania podczas pracy.

Plan działań
Po dokonaniu oceny ryzyka należy stworzyć plan działań obejmujące właściwe środki bezpieczeństwa i kontroli, które mają pozwolić na normalną pracę i jednocześnie zapobieganie rozprzestrzenianie się wirusa. Do środków koniecznych do zastosowania, które eliminują bądź minimalizują zagrożenie należą:

- środki techniczne - środki ochrony zbiorowej; należy unikać elementów, które nie są zwarte lub mają przestrzenie, lub które stwarzają dodatkowe ryzyko, np. potknięcia się pracownika, czy upadku przedmiotu; dbać o sprawną i wydajną wentylację pomieszczeń pracy,
- środki organizacyjne - np. zmianowość na stanowiskach pracy, zwiększenie czasu trwania i ilości przerw w pracy, kierowanie tylko wykwalifikowanych pracowników do wykonania określonej pracy,
- środki ochrony osobistej - np. maseczki i rękawiczki ochronne
- środki behawioralne - np. przestrzeganie reguł i wytycznych kierownictwa, nadzór nad pracownikami,
- działania przeciwepidemiczne - np. zapewnienie środków do dezynfekcji rąk i elementów środowiska pracy;

- należy zwiększyć częstotliwość sprzątania pomieszczeń pracy, a przede wszystkim pomieszczeń higieniczno–sanitarnych; przypominać o zasadach higieny w postaci informacji rozmieszczonych w ogólnodostępnych miejscach zakładu pracy.

Przed rozpoczęciem pracy pracownicy powinni zostać poinformowani o wprowadzonych zmianach, przekazać im nowe procedury, a w razie potrzeby zapewnić szkolenie.

Zgodnie z wytycznymi PIP w początkowej fazie wznawiania działalności firm powinny wykonywać tylko kluczowe prace, część zadań można odłożyć na czas, kiedy ryzyko zachorowania będzie niższe. W miarę możliwości świadczyć usługi zdalnie np. przez telefon i wideokonferencje.

W zakładzie pracy należy zredukować do minimum kontakt fizyczny między pracownikami. To dotyczy również miejsc, w którym organizowane są przerwy na posiłki (np. stołówka, kuchnia). Jeśli to możliwe należy zapewnić najbardziej narażonym pracownikom możliwość pracy w domu. Zalecane jest, aby pracownicy pozostawiali swoje miejsca pracy w czystości. Przy wejściu do zakładu pracy powinny znajdować się tablice informacyjne dotyczące m.in. zachowania podczas kaszlu i kichania, a także wytyczne odnośnie higieny osobistej i noszenia maseczek ochronnych. Pracownikom należy również ułatwić korzystanie z transportu indywidualnego np. poprzez udostępnianie miejsc parkingowych.

Przy większej absencji pracowników w zakładzie należy zapewnić dostępnym na miejscu pracownikom warunki niezagrażające ich zdrowiu i bezpieczeństwu. Dodatkowe ich obciążenie pracą powinno być jak najmniejsze i krótkotrwałe. Należy również przestrzegać przepisów w zakresie czasu pracy i odpoczynku.

Przy ograniczonej liczbie pracowników pracodawca może rozważyć dodatkowe przeszkolenie pracowników oraz upewnić się, że wszyscy pracownicy mają kwalifikacje potrzebne do wykonywania powierzonych im zadań. Pracodawca powinien również poinformować tymczasowych pracowników o zagrożeniach w pracy, a także zapewnić im szkolenia. Przed przystąpieniem do pracy pracownicy, którzy mają styczność z obsługą maszyn i urządzeń, powinni mieć możliwość przypomnienia sobie informacji niezbędnych dla bezpieczeństwa.