Planem urlopów nie obejmuje się części urlopu udzielanego pracownikowi, czyli tzw. urlopu „na żądanie”. Pracodawca nie ustala planu urlopów, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wyraziła na to zgodę lub gdy u danego pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa. W takich przypadkach pracodawca ustala termin urlopu po porozumieniu z pracownikiem biorąc pod uwagę wniosek pracownika i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy.
Zgodnie z Kodeksem pracy pracodawca zobowiązany jest udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym w którym pracownik uzyskał do niego prawo. Jeżeli z przyczyn leżących po stronie pracodawcy lub pracownika pracownik nie wykorzysta całego urlopu do końca roku, z dniem 1 stycznia następnego roku urlop ten stanie się urlopem zaległym.
Udzielenie pracownikowi urlopu wypoczynkowego przez pracodawcę w drodze jednostronnej decyzji, czyli bez zgody pracownika, jest dopuszczalne jedynie w przypadku polecenia wykorzystania przez pracownika urlopu zaległego oraz w przypadku polecenia wykorzystania przez pracownika przysługującego mu urlopu w okresie wypowiedzenia.
Oznacza to, że pracodawca może „wysłać” pracownika na zaległy urlop, czyli niewykorzystany w roku 2019, szczególnie w okresie epidemii, tzn. w czasie, gdy jego zakład pracy został zamknięty zgodnie z odrębnymi przepisami lub nastąpiły inne uzasadniające okoliczności związane z epidemią. Dotyczy to jednak wyłącznie urlopu zaległego. Termin wykorzystania zaległego urlopu upływa 30 września danego roku.