Wyjątek będą stanowić pisma urzędowe adresowane na skrytkę pocztową, przesyłki wartościowe, przesyłki za pobraniem oraz listy zawierające informację niejawną – one będą wysyłane za pośrednictwem operatora pocztowego. Urzędnik będzie podejmował trzykrotne próby doręczenia pisma w następujących po sobie kolejnych dniach roboczych, przy czym jedna z prób doręczenia będzie po godz. 16.00. W przypadku trzeciej nieskutecznej próby doręczenia pisma pracownik umieści zawiadomienie w skrzynce oddawczej pocztowej lub, gdy nie jest to możliwe, na drzwiach mieszkania adresata.

Przez okres 7 dni, licząc od dnia pozostawienia zawiadomienia, adresat może odebrać pismo w Kancelarii UM - na parterze w pokoju nr 3. W przypadku niepodjęcia pisma adresata zawiadamia się powtórnie. Zgodnie z ordynacją podatkową lub kodeksem postępowania cywilnego, w przypadku nieobecności adresata w mieszkaniu, pracownik może doręczyć pismo za pokwitowaniem pełnoletniemu domownikowi, sąsiadowi lub dozorcy domu, jeżeli osoby te podjęły się przekazania pisma adresatowi.

Więcej informacji o procedurze doręczania listów znajduje się w Zarządzeniu Prezydenta Nr 58/2009 z dnia 9 kwietnia 2009 r. w sprawie doręczania pism urzędowych za pokwitowaniem, na terenie miasta Włocławek. Dokument dostępny jest w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie internetowej - http://www.bip.um.wlocl.pl/index.php?sit=551.