Każde pismo przychodzące do magistratu ma swój niepowtarzalny numer, tak więc dzięki Elektronicznemu Systemowi Obiegu Dokumentów można w Internecie, w dowolnej chwili sprawdzić status swojego pisma. Wpisując numer nadany dokumentowi otrzymujemy także dane o tym, w jakim wydziale aktualnie się znajduje.

Ze względów na regulacje prawne z systemu obiegu dokumentów wyłączone są wnioski: kierowane do Urzędu Stanu Cywilnego, o informacje adresowe, o wydanie dowodów osobistych oraz kierowane do Wydziału Komunikacji. Szczegółowa instrukcja oraz informacje dla petentów znajdują się na stronie www.bip.um.wlocl.pl/index.php?sit=277