Pracownicy Urzędu podejmować będą dwukrotną próbę doręczenia decyzji, w następujących po sobie dniach, przy czym jedna z prób doręczenia powinna odbyć się po godz. 16.00. Po drugiej nieskutecznej próbie zostawione zostanie zawiadomienie o możliwości odbioru w ciągu 14 dni korespondencji w kancelarii magistratu mieszczącej się w budynku przy Zielonym Rynku 11/13, w pokoju nr 3 na parterze.

W przypadku, gdy pismo nie zostanie podjęte w terminie 7 dni od dnia zawiadomienia, podatnik zostanie ponownie zawiadomiony o możliwości odbioru korespondencji. Zgodnie z ordynacją podatkową, w przypadku kiedy doręczyciel nie zastanie adresata korespondencję może zostawić pełnoletniemu domownikowi, sąsiadowi lub dozorcy, jeżeli te osoby zgodzą się na przekazanie pisma adresatowi. W sytuacji zostawienia pisma sąsiadowi lub dozorcy domu, pracownik UM dodatkowo umieszcza zawiadomienie w skrzynce pocztowej lub na drzwiach mieszkania adresata, albo w widocznym miejscu przy wejściu na posesję. Osoby doręczające decyzje podatkowe nie będą przyjmowały żadnych wpłat. Wszelkich operacji finansowych należy dokonywać w kasach Urzędu, gdzie nie pobierana jest prowizja, pieniądze można także wpłacić na rachunek bankowy UM.

Doręczanie listów poprzez pracowników Urzędu Miasta pozwala na zmniejszenie kosztów związanych z wysyłaniem korespondencji oraz znacznie zwiększa skuteczność doręczania dokumentów, niż w przypadku zewnętrznej firmy świadczącej podobne usługi. W ubiegłym roku udało się zaoszczędzić kwotę blisko 80 tys. zł. Skuteczność była bardzo wysoka, bowiem sięgała ponad 90% odebranych przesyłek. Na uwagę zasługuje również fakt, że z tej formy zadowoleni są również mieszkańcy miasta. Ponadto, urzędnicy mogą bezpośrednio zweryfikować poprawność adresów korespondencyjnych podatników.