Do końca roku każde przedsiębiorstwo korzystające z rozwiązań informatycznych wspomagających zarządzanie (systemy finansowo-księgowe, handlowe, kadrowo-płacowe, itd.) musi je zmodernizować. Każdy, kto nie dostosuje systemów do rozliczania nowych stawek VAT, nie będzie mógł wykonywać w sposób właściwy swojej działalności. Nowelizacja ustawy zmusza więc tysiące przedsiębiorców do wygospodarowania budżetu na proces dostosowawczy użytkowanej infrastruktury IT. Zasadnicze pytania dotyczą tego, ile trzeba wydać, by zmodernizować środowisko oraz jak zabezpieczyć się przed kolejnymi zmianami VAT, zapowiadanymi przez rząd w najbliższych latach.

Abonament zamiast zakupu licencji
Sage – wiodący producent i dostawca oprogramowania wspomagającego zarządzanie dla sektora MSP w Polsce, wskazuje ważną możliwość oszczędzania w tej trudnej sytuacji. - Najlepszym sposobem minimalizacji kosztów i ryzyka jest podjęcie współpracy ze stabilnym dostawcą, który w ramach współpracy długookresowej zapewnia ochronę licencyjną, udzielaną w ramach rocznego abonamentu. Pozwala ona uzyskać za darmo wszystkie nowe wersje systemów. Co więcej, firmy posiadające abonament, są obsługiwane w pierwszej kolejności – przekonuje Bogdan Zatorski, Kierownik Konsultingu Sage sp. z o.o..

Abonament gwarantuje firmie otrzymanie zaktualizowanych systemów za darmo przez okres
12 miesięcy. Najlepszą decyzją powinno być więc wykupienie abonamentu jeszcze przed premierą nowych systemów, czyli przed końcem roku, tak aby najnowszą wersję systemu otrzymać już za darmo. - Kupując abonament firma redukuje koszt i jednocześnie zapewnia sobie ochronę na cały rok, w którym dziś nikt nie wie, co się wydarzy. Wystarczy kolejna nowelizacja VAT, by firmy znów musiały inwestować w nowe licencje – dodaje Bogdan Zatorski. Zdaniem Sage, dzięki abonamentowi przeciętna firma średniej wielkości może nawet kilkukrotnie obniżyć koszty związane z modernizacją systemów, a do tego uchronić się przed dodatkowym czynnikiem ryzyka – oczekiwaniem w kolejce.

Zadbaj o gwarancję bezpieczeństwa
Sprawa bezpieczeństwa firmy w kontekście zmian VAT ma kilka wymiarów: finansowy, ryzyka przestoju w pracy oraz gwarancji szybkiego dostępu do aktualizowanych systemów. Zakup nowych rozwiązań i ich wdrożenie stanowią wysoki koszt. Firmy powinny więc starać się ograniczyć te wydatki do niezbędnego minimum. Warto jednak pamiętać, że inwestycja w systemy ma charakter długoterminowy, stąd pułapką kosztową może się okazać wybór najtańszej licencji oprogramowania wspierającego zarządzanie. „W perspektywie dwóch, trzech lat tania licencja nie musi oznaczać mniejszych kosztów. Wręcz przeciwnie, może być pułapką kosztową. Opłata licencyjna ma bowiem ograniczony udział w ogólnym koszcie wdrożenia i utrzymania systemu” – mówi Bogdan Zatorski. Dlatego lepiej, gdy w ramach kontraktu dostawca zagwarantuje np. darmowe licencje w wypadku zmiany przepisów. Firmy powinny pytać dostawców o tego rodzaju model współpracy.

Przedsiębiorcy powinni również pamiętać o istotnym ryzyku przestoju pracy lub uniemożliwienia właściwej działalności. Dostawca rozwiązań, szczególnie w okresie intensywnych zmian w podatku VAT, powinien mieć odpowiednią operatywność i zapewniać duży potencjał wdrożeniowy. Jeśli bowiem w krótkim czasie zgłoszą się do niego wszyscy klienci, może on nie sprostać z realizacją zamówień. Chodzi o dostęp do konsultantów i wdrożeniowców, ale też o czas, w jakim dostawca może wyprodukować wersję dostosowaną do nowych realiów. Przedsiębiorcy powinni więc patrzeć na skalę i renomę dostawcy oraz polegać na gwarancji obsługi w okresach wytężonej pracy, a nie na deklaracjach i zapewnieniach, że firma IT „ze wszystkim się wyrobi na czas”.