W przypadku nieobecności mieszkańca urzędnik jest zobowiązany zostawić w skrzynce pocztowej zawiadomienie o możliwości odbioru korespondencji w siedzibie urzędu. Ponieważ w latach ubiegłych zdarzały się przypadki, że przy niektórych nieruchomościach nie było skrzynek pocztowych, do których doręczyciel powinien wrzucić zawiadomienie, Urząd Miasta przypomina, że zgodnie z prawem pocztowym „właściciele lub współwłaściciele nieruchomości, której częścią składową jest budynek (...) obowiązani są umieścić oddawczą skrzynkę pocztową”.

Kolejny problem, z jakim borykają się doręczyciele, to brak dzwonków i domofonów. Stąd ratusz zwraca się z prośbą do właścicieli nieruchomości o sprawdzenie prawidłowego funkcjonowania dzwonków i domofonów. Również w sytuacji pozostawienia pisma osobom trzecim (pełnoletniemu domownikowi, sąsiadowi lub dozorcy domu ) dodatkowo umieszcza się zawiadomienie w oddawczej skrzynce pocztowej lub na drzwiach mieszkania adresata, albo w widocznym miejscu przy wejściu na posesję.
Pracownicy doręczający decyzje podatkowe posiadają legitymacje służbowe wydane przez Urząd Miasta Włocławek. Osoby te nie przyjmują żadnych wpłat, wszelkich operacji finansowych należy dokonywać wyłącznie w kasach Urzędu przy Zielonym Rynku 11/13.

Doręczanie blisko 37 tysięcy decyzji zakończy się pod koniec lutego.