Nagrody są tradycyjnie wręczane w listopadzie, w Dniu Pracownika Socjalnego. Do końca lipca br. przedstawiciele jednostek organizacyjnych pomocy społecznej, organów administracji rządowej i samorządowej, organizacji pozarządowych, kościołów i związków wyznaniowych działających w zakresie pomocy społecznej, mogą zgłaszać kandydatów do nagród. Pisemne wnioski należy kierować do Kujawsko – Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego, do Wydziału Polityki Społecznej, pod adres: ul. Jagiellońska 3, 85 – 950 Bydgoszcz.