Konto w bazie iwolontariusz.wosp.org.pl można założyć na trzy sposoby: wolontariusz pełnoletni; wolontariusz niepełnoletni (zgłoszony za pośrednictwem opiekuna prawnego); firma lub wydarzenie. Po wejściu na stronę należy zacząć zakładanie konta w aplikacji iwolontariusz,  korzystając z przycisku „załóż konto”, następnie wypełnić załączony tam formularz, zapoznać się z klauzulą RODO, a potem kliknąć „Załóż konto”. Na podany przez wolontariusza adres e-mailowy zostanie wysłana wiadomość, potwierdzająca założenie konta. Po kliknięciu w link aktywacyjny otworzy się strona powitalna iwolontariusza ze ścieżką wyboru: wolontariusz/rodzic/firma. Żeby wypełnić formularz, potrzebne są: zdjęcie wolontariusza (min. szer. 600px, min. wys. 800 px., jpg); PESEL; imię i nazwisko; data urodzenia; nr telefonu; kraj; kod pocztowy i miasto; ulica z nr. domu i lokalu; szkoła lub miejsce pracy.

W formularzu w kroku „Wybór Sztabu” znajduje się okienko do wpisania sztabu. Żeby wyszukać go w swojej okolicy, można wpisać nazwę miejscowości lub numer sztabu (ID), jeśli jest znany.(dane włocławskiego sztabu to: kod 6013 – nazwa Centrum Kultury Browar B)  W tym miejscu można także wykorzystać TOKEN, czyli specjalny kod. Niektóre sztaby wykorzystują podczas rejestracji tokeny. Można je otrzymać w  siedzibie sztabu lub od koordynatora wolontariuszy.