Konkurs ma charakter otwarty i nieodpłatny, adresowany jest do właścicieli, posiadaczy i zarządców obiektów zabytkowych wpisanych do rejestru zabytków nieruchomych. Zgłoszeń obiektów wpisanych do rejestru zabytków nieruchomych mogą dokonywać ich właściciele, posiadacze i zarządcy, a także Wojewódzcy Konserwatorzy Zabytków lub konserwatorzy samorządowi oraz kierownicy delegatur Wojewódzkich Urzędów Ochrony Zabytków.

Zgłoszenia do konkursu „Zabytek Zadbany” można składać w następujących kategoriach: utrwalenie wartości zabytkowej obiektu, rewaloryzacja przestrzeni kulturowej i krajobrazu (w tym założenia dworskie i pałacowe), adaptacja obiektów zabytkowych, architektura i budownictwo drewniane, zabytki techniki (w tym budownictwo przemysłowe i inżynieryjne). Kategoria specjalna: właściwe użytkowanie i stała opieka nad zabytkiem.

Nagrodzeni i wyróżnieni otrzymują tablice „Zabytku Zadbanego” do oznakowania obiektów, same zaś zabytki są prezentowane w dedykowanych wynikom konkursu wydawnictwach Narodowego Instytutu Dziedzictwa przekazywanych właścicielom zabytków i przedstawicielom ogólnopolskiego środowiska konserwatorskiego.

Nadzór nad Konkursem w imieniu Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego sprawuje Generalny Konserwator Zabytków. Termin nadsyłania zgłoszeń to 31 stycznia 2021 r.. Zgłoszenia należy nadsyłać na adres sekretariatu konkursu: Narodowy Instytut Dziedzictwa Oddział Terenowy Olsztyn, ul. 11 Listopada 4, 10-104 Olsztyn.