Obowiązek złożenia deklaracji ma każdy właściciel/ współwłaściciel nieruchomości. Do składania deklaracji CEEB uprawnieni są też zarządcy budynków – może to być: wspólnota mieszkaniowa, spółdzielnia mieszkaniowa, podmiot administrujący, czy właściciel.

Deklarację CEEB można złożyć: w formie papierowej – wypełnioną deklarację można wysłać listem albo złożyć osobiście we właściwym Urzędzie (zgodnie z lokalizacją budynku); W przypadku Urzędu Miasta Włocławek deklarację w wersji papierowej można złożyć osobiście w budynkach przy ul. Zielony Rynek 11/13 oraz przy ul. 3 Maja 22 lub w formie elektronicznej – za pośrednictwem systemu teleinformatycznego CEEB, korzystając z Profilu Zaufanego pod adresem zone.gunb.gov.pl.

Jednorazowe wypełnienie deklaracji nie sprawia, że obowiązek ten zanika. Każde nowe zainstalowane źródło ciepła wymaga złożenia nowej deklaracji. Powinniśmy ją zatem powtarzać za każdym razem gdy następuje instalacja nowego lub zmiana dotychczasowego źródła ciepła.