W przypadku nieobecności mieszkańca urzędnik jest zobowiązany zostawić w skrzynce pocztowej, na drzwiach mieszkania adresata, albo w widocznym miejscu przy wejściu na posesję zawiadomienie o możliwości odbioru korespondencji w siedzibie Urzędu.

Również w sytuacji pozostawienia pisma osobom trzecim (pełnoletniemu domownikowi, sąsiadowi lub dozorcy domu) dodatkowo umieszcza się zawiadomienie w oddawczej skrzynce pocztowej lub na drzwiach mieszkania adresata, albo w widocznym miejscu przy wejściu na posesję. Pracownicy doręczający decyzje podatkowe posiadają legitymacje służbowe wydane przez Urząd Miasta Włocławek Osoby te nie przyjmują żadnych wpłat, wszelkich operacji finansowych należy dokonywać wyłącznie w kasach Urzędu przy Zielonym Rynku 11/13.

Doręczanie decyzji zakończy się pod koniec lutego. Warto dodać, że roczne oszczędności włocławskiego magistratu wynikające z tej formy dostarczania decyzji adresatom, wynoszą od 120 000 do 160 000 zł.