Jak napisać e-mail do rekrutera/działu HR?

Tworząc e-mail aplikacyjny w odpowiedzi na konkretne ogłoszenie, nadajmy mu odpowiednią, uporządkowaną formę. Eksperci Pracuj.pl podpowiadają jak to zrobić.

1. Przeczytajmy dokładnie treść oferty.

W ogłoszeniu może pojawić się informacja na temat tego, jak zatytułować wiadomość i co w niej zawrzeć. Jeśli pracodawca nie zamieścił konkretnych wskazówek, możemy postępować według zasad i praktyk powszechnie przyjętych w rekrutacji.

2. Nadajmy wiadomości właściwy tytuł.

Odpowiednie zatytułowanie e-maila ma ogromne znaczenie szczególnie w przypadku dużych firm. Jeśli nie dopilnujemy tej kwestii, nasza aplikacja może trafić do innego działu i zniknąć pośród setek innych. Aby tego uniknąć, zapiszmy w tytule informacje takie jak:
• numer oferty,
• nazwa stanowiska, o które się ubiegamy,
• imię i nazwisko.
Tytuł wiadomości aplikacyjnej może brzmieć: „95899/1, recepcjonista, Maciej Matusiak”.

3. Zadbajmy o strukturę wiadomości.

Ważne, by treść wiadomości była uporządkowana. Dzięki temu osoba odpowiedzialna za przyjmowanie i porządkowanie dokumentów aplikacyjnych będzie mogła szybko dopasowywać je do konkretnych kategorii.
Pamiętajmy o powitaniu. Na początku warto zamieścić zwrot Szanowni Państwo!”. W następnych wierszach wskażmy, gdzie znaleźliśmy ofertę pracy, na którą odpowiadamy. Podajmy adres strony internetowej lub nazwę gazety, a także datę. Przypomnijmy, o jakie stanowisko się ubiegamy. Następnie wskażmy, kiedy moglibyśmy rozpocząć współpracę. Weźmy pod uwagę termin wypowiedzenia, jaki nas obowiązuje. Postarajmy się uwzględnić również inne okoliczności. Na koniec wspomnijmy o tym, że załączamy CV oraz list motywacyjny. Dołączmy dopisek „Z poważaniem” i podpiszmy się imieniem i nazwiskiem.

4. Dodajmy załączniki.

Załączniki, czyli CV i list motywacyjny, to kluczowe elementy wiadomości aplikacyjnej. Zapiszmy je w formacie PDF, chcąc zyskać pewność, że będą prawidłowo się wyświetlać na każdym urządzeniu. Nadajmy im odpowiednie tytuły: „Imię_Nazwisko, CV” oraz „Imię_Nazwisko, LM”.

5. Przed wysłaniem upewnijmy się, że adres e-mail jest poprawny.

Wpisanie błędnego adresu e-mail sprawi, że nasza wiadomość nigdy nie dotrze do rekrutera. Sprawdźmy kilkakrotnie, czy wpisaliśmy poprawny adres. Korzystając z różnych źródeł, upewnijmy się również, czy dział HR lub konkretny pracownik używa adresu, jaki posiadamy.  

Osobiście czy mailowo – jak dostarczyć dokumenty aplikacyjne?

Współcześnie CV i list motywacyjny przesyła się głównie za pośrednictwem poczty elektronicznej, ponieważ takie rozwiązanie jest wygodne zarówno dla jednej, jak i dla drugiej strony. Pozostańmy przy takiej formie, jeśli pracodawca nie poprosi np. o osobiste dostarczenie dokumentów.