Celem takiego przedsięwzięcia jest przede wszystkim zmniejszenie kosztów związanych z wysyłaniem korespondencji oraz znacznie większa skuteczność doręczania dokumentów, niż w przypadku zewnętrznej firmy świadczącej podobne usługi. Jeśli doręczenie dokumentów nie przyniesie skutku, to pracownicy Urzędu będą trzykrotnie ponawiać próbę doręczenia decyzji, w następujących po sobie dniach, przy czym jedna z prób doręczenia powinna odbyć się po godz. 16.00. Po trzeciej nieskutecznej próbie zostawione zostanie zawiadomienie o możliwości odbioru w ciągu 14 dni korespondencji w kancelarii magistratu. W przypadku, gdy pismo nie zostanie podjęte w terminie 7 dni od zawiadomienia, podatnik zostanie ponownie zawiadomiony o możliwości odbioru korespondencji. Zgodnie z ordynacją podatkową, w przypadku kiedy doręczyciel nie zastanie adresata korespondencję może zostawić pełnoletniemu domownikowi, sąsiadowi lub dozorcy, jeżeli ww. osoby podejmą się przekazania pisma adresatowi. W sytuacji pozostawienia pisma osobom trzecim dodatkowo umieszcza się zawiadomienie w oddawczej skrzynce pocztowej lub na drzwiach mieszkania adresata, albo w widocznym miejscu przy wejściu na posesję. Pracownicy Urzędu doręczający decyzje podatkowe nie będą przyjmowali żadnych wpłat. Wszelkich operacji finansowych należy dokonywać wyłącznie w kasach Urzędu, czynnych od poniedziałku do piątku, w godz. 8.30 – 15.30.

Szczegółowe informacje dotyczące powyższej sprawy znajdują się w zarządzeniu nr 8/2009 Prezydenta Miasta Włocławek, z dnia 16 stycznia 2009 r. w sprawie doręczania decyzji podatkowych na terenie miasta Włocławek. Treść zarządzenia oraz wzory kart zawiadomień znajdują się w Biuletynie Informacji Publicznej www.bip.um.wlocl.pl w zakładce „Zarządzenia Prezydenta Miasta Włocławek”.